Молодежная линия

№39 23 сентября 2004

Бумажный человек

Мы живем в Вохомском районе, через год заканчиваем школу. Наши выпускники по-прежнему едут учиться в пед-мед- и сельхозвузы. А нам хотелось бы узнать о "модных" профессиях, например "делопроизводитель".

Оля, Света, Марина.

Дорогие девушки! Мы не уверены, что профессия "делопроизводитель" - модная, но знаем, что она - одна из самых востребованных профессий на сегодняшнем рынке труда, особенно в крупных городах. Читайте, размышляйте и выбирайте! С этого номера мы начинаем вам рассказывать именно о востребованных профессиях.

Бумажный человек

Если ты предпочитаешь волейболу тетрис, с детства увлекаешься собиранием паззлов, обладаешь хорошей памятью и часами можешь не двигаться с места, если ты, сколько себя помнишь, всегда перед сном ставишь будильник на тумбочке справа, а тапочки носками к двери точно в двадцати сантиметрах от левой от изголовья ножки кровати, у тебя есть все шансы найти себя в актуальной ныне профессии - делопроизводитель.

Где работают?

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) есть в каждой организации. В больших фирмах это - целое подразделение, состоящее из секретариата, канцелярии, общего отдела и руководящего всем этим собственно делопроизводителя. Секретариат организует документационную работу руководства фирмы. Канцелярия отвечает за учет и регистрацию документов. Общий отдел содержит подразделения по приему и отправке писем, по печати и размножению, архив. Чем крупнее фирма, тем больше подразделений и тем уже их специализация. А в совсем маленьких фирмах делопроизводитель и вовсе все делает один: он и справку оформит, и деловое письмо составит, и в роли курьера поработает. Бывают, впрочем, и такие фирмы (чаще всего зарегистрированные как ПБОЮЛ), в которых роль и делопроизводителя, и бухгалтера, и генерального директора, и грузчика выполняет сам владелец.

Не думай, что делопроизводитель и секретарь - одно и то же. Делопроизводитель может заменить секретаря, а секретарь делопроизводителя не может. Делопроизводитель - это начальник не только всех секретарей учреждения, но и всех работников архива, копировального бюро, экспедиции: В то же время, если секретарь обладает навыками делопроизводителя, он может рассчитывать на место в очень хорошей фирме.

Но в любом случае, от уровня ДОУ зависит судьба фирмы. Значение этой службы трудно переоценить. Как бы люди ни ругали бюрократов, как бы ни обидно было чувствовать над собой власть каких-то бумаг, но без документации цивилизация такого уровня, как наша, существовать не может. Соответственно, не может без нее существовать ни одно предприятие. При этом работа с документами - дело очень сложное и капризное. От наличия нужных бумаг, правильного их оформления, своевременного доведения до адресата ежедневно зависит все. Начальник может принять блестящее решение, но без оформления его в форме приказа по организации оно уже незаконно. Работник может выполнить задание прекрасно, но без четкого рапорта, доносящего суть дела до начальства, это бессмысленно.

Для того, что бы как-то контактировать с внешним миром, необходимо вступать в переписку, принимать и отправлять различные телефонограммы, телеграммы, телефаксы, электронную почту. Любой письменный документ может в определенный момент стать решающим аргументом в устном споре, послужить доказательством в суде.

Поэтому хорошего делопроизводителя начальство ценит и любит. Человек, как у себя дома хозяйничающий в сложнейшей документации, вызывает священный трепет.

Тебя заинтересовало? Тогда запоминай.

Чему учат

Что тебе предстоит освоить? Во-первых, "таблицу умножения" делопроизводства. Так, один преподаватель делопроизводства называл кучу всяких, на первый взгляд непонятных, определений, которые будущий делопроизводитель учит наизусть на первых нескольких занятиях. Наизусть! Чтоб от зубов отскакивало, например: "Справка-документ описательного характера, составляемый в целях служебной информации по запросу вышестоящего органа или лица". И так далее. Пропустив в этом определении хоть одно слово, экзамен уже не сдашь.

Во-вторых, ты должен научиться все эти справки, акты, приказы, пи